กระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ

      กระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวม การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การประมวลผล การจัดเก็บ การจัดการหรือการกระทำกับข้อมูลข่าวสารโดยใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน เพื่อให้ได้สารสนเทศหรือความรู้ที่นำมาใช้ในการตัดสินใจซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิต และเผยแพร่แก่ผูู้อื่นให้เกิดความเข้าใจร่วมกัน

                กระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดีมีขั้นตอน ดังนี้

                1.  การรวบรวมข้อมูล  เป็นการนำข้อมูลที่ต้องการหลาย ๆ แหล่งข้อมูลมารวมกันด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่น การให้กลุ่มเป้าหมายช่วยตอบแบบสอบถามที่ตนเองคิดขึ้นมา การอ่านรหัสแท่งจากแถบรหัสสินค้า หรืออ่่านข้อมูลจากแผ่นดินสอดำลงในกระดาษคำตอบในการทำข้อสอบ เป็นต้น

                2.  การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เป็นการนำข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ มาตรวจสอบและแก้ไขให้ถูกต้องด้วยการใช้สายตามนุษย์หรือตั้งกฎเกณฑ์ให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบเพื่อให้ได้ข้อมูลที่น่าเชื่อถือ เหมาะสำหรับนำมาประโยชน์ต่อไป

                3.  การประมวลผลข้อมูล เป็นการนำข้อมูลที่ได้ตรวจสอบและแก้ไขให้ถูกต้องแล้วมาทำการจัดกลุ่ม จัดเรียงตามลำดับตัวอักษร และคำนวณเพื่อให้ได้ผลสรุปเป็นสารสนเทศที่นำไปใช้งานได้

                4.  การจัดเก็บ เป็นการนำสารสนเทศที่่ทำการประมวลผลแล้วมาจัดเก็บในหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์หรือสื่อบันทึกข้อมูลอื่น ๆ เช่น แผ่นซีดี แผ่นดีวีดี หน่วยความจำแบบแฟรช (แฟรชไดรฟ์) เป็นต้น

                5.  การทำสำเนา  เป็นการนำสารสนเทศที่จัดเก็บไว้มาทำสำเนาเพื่อสำรองสารสนเทศไว้ใช้ หากข้อมูลต้นฉบับเกิดการสูญหาย และสามารถนำไปใช้ได้อย่างสะดวกรวดเร็วในโอกาสต่าง ๆ ซึ่งทำได้หลายวิธี เช่น การถ่ายเอกสารเก็บไว้ในแฟ้ม การทำสำเนาลงในแผ่นซีดี แผ่นดีวีดี เป็นต้น

                6.  การเผยแพร่สารสนเทศ  เป็นการนำสารสนเทศไปแจกจ่ายให้ผู้อื่นได้มีความรู้ความเข้าใจและนำไปใช้ประโยชน์ด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่น การเผยแพร่ลงในเว็บไซต์สาธารณะ กระดานสนทนา ทำแผ่นพับหรือใบปลิว ทำสำเนาลงในสื่อบันทึกข้อมูล วางไว้ในสถานที่ที่หยิบง่าย จัดป้ายนิเทศในบริเวณที่เป็นจุดสนใจหรืองานนิทรรศการ เป็นต้น

การแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ

                 การแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นการแก้ปัญหาอย่างมีขั้นตอน โดยใช้กระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ เพื่อให้การปฏิบัติงานสะดวกรวดเร็วถูกต้องและแม่นยำ

หลักการแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ

                การแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ มีหลักการสำคัญ คือ ปัญหาทุกปัญหาต้องสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบหรือวิธีการให้เหมาะสม โดยคำนึงถึงความคุ้มค่าในการลงทุนด้านเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย

การใช้คอมพิวเตอร์ในการแก้ปัญหา

                การใช้คอมพิวเตอร์ในการแก้ปัญหาร่วมกับกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ สามารถทำได้โดยใช้ชอฟต์แวร์ประยุกต์ต่าง ๆ และการเขียนโปรแกรม ดังรายละเอียดดังต่อไปนี้

                1.  การใช้ชอฟต์แวร์ประยุกต์ในการแก้ปัญหา  ชอฟตแวร์ประยุกต์ เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) ไมโครซอฟต์เอ็กซ์เซล (Microsoft Excel)   ไมโครซอฟต์แอกเซส (Microsoft Access) ไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ (Microsoft PowerPoint) ซอฟต์แวร์โปรเดสก์ท๊อป (Prodesktop) สามารถช่วยแก้ปัญหาในการทำงานได้ดี ดังนี้

                ซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) ช่วยแก้ปัญหาการจัดทำเอกสารต่าง ๆ เช่น ช่วยให้การพิมพ์งานเอกสารได้รวดเร็วขึ้นมากกว่าการใช้พิมพ์ดีดไฟฟ้า มีการตรวจสอบการสะกดไวยากรณ์เพื่อป้องการการพิมพ์ที่ผิดพลาด สามารถลบคำผิดและปรับปรุงข้อมูลในเอกสารได้ง่ายและสะอาดเรียบร้อย โดยไม่ต้องใช้น้ำยาลบคำผิด แก้ปัญหารการสิ้นเปลืองเวลาในการส่งจดหมายเวียนภายในองค์กรโดยพิมพ์จดหมายเวียนต้นแบบเพียงฉบับเดียวแล้วส่งไปให้ทุกหน่วยงานในองค์กรผ่านทางคอมพิวเตอร์แทนการถ่ายสำเนาเอกสาร แล้วให้คนส่งเอกสารนำส่งทีละหน่วยงาน เป้นต้น

  ซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์เอ็กซ์เซล (Microsoft Excel) ช่วยแก้ปัญหาเกี่ยวกับการคำนวณตัวเลข จัดทำตารางข้อมูล แผนภูมิและกราฟ เช่น การคำนวณตัวเลขหลายจำนวนในตารางข้อมูล การใช้สูตรคำนวณแทนการใช้เครื่องคิดเลข การจัดทำตารางข้อมูลให้สวยงามเป็นระเบียบเรียบร้อย การใช้ข้อมูลในการสร้างแผนภูมิและกราฟได้อย่างง่ายดาย ถูกต้องและแม่นยำ เป็นต้น

                ไมโครซอฟต์แอกเซส (Microsoft Access) ช่วยแก้ปัญหาการจัดเก็บข้อมูล โดยการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สะดวกต่อการค้นหาและนำมาใช้

                

                ไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ (Microsoft PowerPoint) ช่วยแก้ปัญหาการนำเสนอ โดยทำให้การสร้างงานนำเสนอทำได้ง่าย และน่าสนใจกว่าการนำเสนอตามปกติที่ไม่ใช้คอมพิวเตอร์

                ซอฟต์แวร์โปรเดสก์ทอป (Pro/desktop) ช่วยแก้ปัญหาในการออกแบบและสร้างชิ้นงานจำลอง โดยอำนวยความสะดวกในการออกแบบและสร้างชิ้นงานจำลองด้วยเครื่องมือตต่าง ๆ ที่มีในซอฟต์แวร์ซึ่งมีความแม่นยำและทราบผลทันที รวมถึงประหยัดค่าใช้จ่ายในการซื้อวัสดุ อุปกรณ์มาเขียนแบบหรือสร้างชิ้นงานจำลอง